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英文商務 Email 的核心目的,是透過清楚明確的溝通,解決工作上需要協作的問題,而不是英文寫作比賽。所以,句型越簡單好懂,讓收件人越節省注意力,就越理想。
許多英文程度不錯的職場人士,很容易陷入一種窘境,就是句子寫的很厲害,學校考試可以拿高分的複合子句都用上,結果讓收件的外籍同事看得霧煞煞,然後還需要再回覆一封 mail 釐清疑惑,這樣一來一回的通信,不知不覺就延誤工作效率,更可惜的是,影響了自己的專業形象。
這位學員的英文能力其實是不錯的,更棒的是,她願意報名課程,來學習可以提升 email 溝通效率的關鍵。
當她與我分享,原本一直無法要到的樣品,在接受我的建議,調整 email 溝通方式之後,很快就成功要到樣品,讓新產品順利開發,我真心感到開心能夠幫助她解決工作上的難題,相信她在工作中也會獲得更多成就感。
Amber 的學習收穫:
「在外商工作已5年,從一開始寫信長篇大論到後來自己要求自己英文郵件書寫內容力求簡單扼要以因應每天排山倒海的工作量。
上Lewis英文課後,了解到自己英文郵件書寫簡單扼要的想法出發點是對的。但自以為自己有把信簡單扼要表達,其實並沒有將應傳達的訊息傳達給郵件接收者。
經過幾次上課來回檢討之後,在每日的書信中仍需提醒自己是否有將該傳達的訊息如實傳達,將上課學習到的表達方式、模組架構應用在日常的工作中。
值得慶祝的是,在一個新品開發的案件中,原本要不到樣品,到後來要到樣品讓新品開發順利進行。
這個過程中,我清楚知道我不是用盧的方式要到樣品,而是真正簡單扼要傳達應傳達的訊息,幫助我更有效率進行溝通、處理工作。」